Les dessous de MxM Bookmark – III – De la préparation d’un salon, ou la théorie du chaos

Publié par dans Les dessous de MxM Bookmark sur 11 avril 2017 4 commentaires

Les dessous de MxM Bookmark

III – De la préparation d’un salon, ou la théorie du chaos


Étape numéro 1 : Le repérage 

Il existe bon nombre de salons en France (et même à l’étranger) et il est difficile de savoir lesquels privilégier. Nous avons donc créé une petite liste de conditions à réunir :

– La position géographique
– Le prix du stand
– Les frais de déplacement et d’hébergement
– Le public

Nous restons un petit éditeur, alors le prix est bien souvent le frein principal à nos envies de salon. Pour vous faire une idée, voici une fourchette des prix des salons auxquels nous participons (stand, hébergement et déplacement compris) :

– moins de 500€ : Mon’s Livre
– entre 500 et 1000€ : YCon
– Entre 5000 et 10 0000€ : Livre Paris et Japan Expo (avec le double d’espace)

Pour les besoins de cet article, nous nous focaliserons sur Livre Paris. Voici les informations à connaître :

– Nom : Livre Paris
– Public : des lecteurs de tous horizons, 157 000 lecteurs pour cette édition 2017
– Objectif : Mettre en avant notre collection MF et convertir de nouveaux lecteurs au MM
– Prix du stand : 6.000€ les 12m² (que nous partagions avec Reines-Beaux)
– Prix hébergement : 1.000€ l’appartement pour 5, et pour la semaine complète
– Prix déplacement : 400€ l’aller/retour Pau – Paris

Une fois l’appartement réservé, le stand payé, nous pouvons commencer à « imaginer » notre stand.

Étape 2 : se projeter dans l’avenir

  1. Le stand

Nous avons la structure de notre stand, reste maintenant à l’habiller. Cette année, nous avions opté pour un stand 100% maison. Pour mieux se préparer et anticiper nos besoins, nous avions préparé un plan à l’échelle sur lequel nous pouvions arranger le stand à notre guise (ah ah ah si nous avions su…).

La problématique principale : accueillir jusqu’à six auteurs en même temps
Solution : aménager un coin dédicace

La problématique secondaire : proposer un maximum de titres sur deux catalogues
Solution : ne privilégier que les nouveautés, les livres auteurs et le reste de stock

Nous avons donc opté pour un coin dédicace avec table haute et tabouret afin que les auteurs puissent discuter avec les lecteurs sans se tordre le cou. Et nous avons choisi des demi-étagères pour présenter nos romans. Moins larges qu’une table, plus pratiques, avec la possibilité de ranger du stock sur trois niveaux, c’était la solution idéale.

Voici le plan initial :

En bleu : les livres et l’équipe. En vert : la caisse. En violet : le coin dédicace. En noir : la réserve.

Dépenses : 1000 euros supplémentaires pour les étagères, tabourets, table de dédicace…  

  1. La déco

Tout comme les couvertures, la déco d’un stand est l’une des choses les plus importantes chez MxM Bookmark. Comme pour Japan Expo, nous avons choisi une approche légère, mais classe. Une base de noir avec une touche de couleur.

Cette année, nous avions également envie de faire un stand dynamique et convivial. Pour ce faire, nous avions prévu un pan du stand où chaque auteur, passant, membre de l’équipe pouvait laisser un petit mot. Voir ce mur se remplir petit à petit fut un plaisir.

Encore une fois, nous avions un cahier des charges précis :

– Recouvrir les murs du stand : deux grandes bâches noires décorés
– Mettre en valeur les horaires de dédicaces : une bâche (qui devait se trouver sur l’un des murs et qui aura fini par cloisonner la caisse)
– Repérer le stand avec la foule : deux bâches en hauteur faisant le tour du stand
– Habiller le stand : nappes noires, étiquettes nouveautés/avant-premières colorées pour les livres, goodies, présentoir…

Dépenses : 200 euros pour la déco

  1. Les goodies

C’est devenu une habitude ; sur chaque salon nous préparons de petits goodies à offrir ou à vendre. Des badges, des tirettes, quelques exemplaires de Dix instants de toi, des tasses… Les lecteurs sont ravis, nous aussi et cela participe à la convivialité sur le stand.

Nous préparons également des cartes A6 aux couleurs des livres que les auteurs viennent dédicacer. Facile à transporter, à offrir… c’est un souvenir qui se glisse dans un livre et qui permet d’avoir une petite dédicace même si le lecteur a oublié son livre. C’est aussi un support idéal pour de futurs concours. Les auteurs sont généralement conquis (Rhys Ford en fut même jalouse) et c’est une petite attention qui fait la différence.

Tout ça se prépare en amont bien sûr. Chaque badge, chaque flyer représente des heures de travail et d’imagination.

Dépenses : 1000 euros pour les badges, flyers, tirettes, mugs, cartes souvenir…

  1. Les livres et les auteurs

On garde le meilleur pour la fin : les livres et les dédicaces. C’est un défi pour chaque salon.

Objectif premier : inviter tous nos auteurs.
Nous partons du principe que chaque salon est une opportunité pour rencontrer nos lecteurs, passer un bon moment, échanger… Ce sont des moments que nous voulons partager avec nos auteurs, sans distinctions. Du coup ça fait du monde, beaucoup de monde. Mais ne nous mentons pas, on adore ça, et nos auteurs aussi.

Si Les Ronces sont prévues en mars, que la suite de Borderline arrive en juillet, ce n’est donc pas pour rien. Nous essayons de faire correspondre salon et nouveauté, ce qui est parfois difficile.

Objectif secondaire : Les avant-premières.
Pour rentabiliser un stand, il faut vendre. Et comme nos lecteurs sont souvent des fidèles, l’une des stratégies-clés sont les avant-premières. Elles nous permettent d’apporter un plus, un contenu inédit, mais pas sans travail. En tant que petit éditeur, nous n’avons pas beaucoup d’avance sur le planning. Sortir des romans en avant-première est un travail de titan, ce sont des semaines rythmées par le café, les nuits blanches, la peur, le doute, le désespoir (qui a dit drama-queen ?).

Une vente sur salon ou en VPC, c’est 30% du prix du livre en plus pour l’éditeur. Généralement nous touchons 1 à 2 euros sur les ventes POD via les revendeurs. Sur un salon, nous pouvons toucher jusqu’à 7 euros de plus (la part libraire) sur un livre à 25 euros. Les salons et la VPC sont donc des points de vente très importants. Inutile donc d’insister sur l’importance des avant-premières et des ventes sur place. D’ailleurs, attention spoiler, nous envisageons l’ouverture (enfin) d’une VPC permanente sur MxM Bookmark.

Étape 3 : L’installation

Ou quand tout commence à basculer 😊

Nous avions un plan, des livres (beaucoup de livres), le matériel… Puis au fur et à mesure de l’installation, nous nous sommes rendu compte que ce que nous avions prévu n’était pas possible. Alors nous nous sommes adaptés, à coup d’improvisation…

L’espace dédicace prévu aurait été trop petit, nous avons donc décidé pour la première fois de tester un U ouvert où les gens pourraient prendre directement leurs romans avant de passer à la caisse. Globalement, le stand fut un succès. Nous avons réussi à faire tenir 6 auteurs, 150 titres, plus de 1500 livres dans 12m².

L’installation c’est 2 jours non stop, 3 palettes de livres, une centaine de cartons à ouvrir, des centaines de livres à déplacer et ranger, 10 étagères à monter, des dizaines d’heures de voiture, quelques pansements et 2 boîtes de nurofen… Et en tant que petite maison d’édition, ce sont les mêmes personnes qui montent, démontent et tiennent le stand sur la semaine que durera le salon.

Étape 4 : Le salon

Quand le chaos commence.

Nous étions prêts, bien qu’un peu abîmés par ce mois de folie à préparer et installer le stand. Mais nous étions là, organisés, motivés… jusqu’à ce que la foule arrive. Des centaines et des centaines de personnes condensées sur trois jours (avec une marée humaine le samedi). Et là, notre belle organisation fut confrontée à la réalité.

Des lecteurs venus en nombre pour les dédicaces, au point de devoir délocaliser certains auteurs pour assurer toutes les dédicaces.

Un flux continu d’encaissement au point que le pauvre Arnaud, à la caisse, ne s’est accordé qu’une seule pause pipi le samedi. Pas le temps de manger, ni de faire une pause. Promis, la prochaine fois nous aurons deux points caisses !

Des étagères qui se vident petit à petit et qu’il faut sans cesse réorganiser, des clients à conseiller, avec qui discuter, des précommandes à préparer, des rendez-vous pro à droite et à gauche… tout ça dans un mouchoir de poche.

Et pourtant ce fut un des plus beaux salons auxquels nous avons participé. Des lecteurs heureux, des auteurs géniaux, des rencontres, une équipe super (avec qui nous avons échangé/négocié/supplié des massages le soir venu)…

Et dans quelques mois, nous remettons ça avec Japan Expo et 24m² !

* * *

Pour le prochain article, nous vous en apprendrons un peu plus sur l’acquisition d’une licence.